Как Отвечать на Телефонные Звонки Секретарю • Общественное место

Иногда приходится иметь дело с разгневанным или нервным клиентом. Его жалобу лучше выслушать и не перебивать. Он будет способен к конструктивному диалогу, только когда выговорится. Услышав оскорбление надо положить трубку.

Культура общения по телефону — общие правила и примеры. 14 запретов при телефонном разговоре

  • Не делать вид, что деловой звонок в выходной не является частью работы только потому, что сотрудник одет в пижаму и лежит на диване. Фирма оплатила его телефон (если вообще оплатила!), а не 24 часа работы в сутки.
  • Использовать не кнут, а пряник. Вместо незаконного выговора тем, кто не берет трубку в воскресенье, премировать тех, кто всегда это делает. Официально сообщить о новшестве на планерке и договориться о размере премии. Даже небольшие поощрения стимулируют трудовую активность.
  • Если нештатные ситуации возникают часто — ввести «дежурства на дому». Кому-то из сотрудников придется остаться на выходные в городе на случай форс-мажора. Зато остальной коллектив сможет облегченно выдохнуть.

Таким образом вы показываете, что готовы, и позволяете своему начальнику понять причину звонка, не отвлекаясь. В большинстве случаев ваш начальник будет занят и, скорее всего, ему нужна только информация, связанная с причиной вашего звонка. Если он специально не спрашивает вас обо всех подробностях, постарайтесь сказать ему, чего именно он хочет.

Правила телефонного этикета на все случаи жизни

Правил телефонного этикета намного больше, чем удалось осветить. Важно помнить, что есть правила, а есть конкретный человек в конкретной ситуации. Чувство такта, умение поставить себя на место другого, соблюдение основных норм вежливости позволят вам соблюдать телефонный этикет, даже если вы незнакомы со всеми его правилами.
В настоящее время звонок девушки мужчине не считается неприличным. Иногда приходится иметь дело с разгневанным или нервным клиентом.

юрист
Знаете ли Вы хорошего юриста по правам собственности?
ДаНет

После приветствия пригласите к телефону интересующего вас человека, затем представьтесь — первым называет себя тот, кто звонит. Допустимо не называть себя, если на месте нет того абонента, с которым вам необходимо поговорить. Можно поинтересоваться, когда он будет на месте, или попросить что-либо ему передать.

Советы для начальника и подчиненного относительно баланса работы и личной жизни — Сноб

  • Функции, задачи, структура организации, ее связи;
  • Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой
    информации;
  • Этика делового общения;
  • Правила речевого этикета;
  • Требования охраны труда;
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

Тот, кто звонит, после слов приветствия может представиться сам. Например: «Здравствуйте. Это звонит (не забудьте — ударение на втором слоге!) Олег Вячеславович. Можно попросить Виктора Юрьевича к телефону?» Если вы не уверены, на тот ли номер попали, спросите: «Это квартира Федотовых?», «Книжный магазин?»

эксперт
Мнение эксперта
Петров Алексей, главный консультант и оператор
По всем вопросам обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Как ответить на телефонный звонок. Телефонный этикет. Правила ведения телефонного разговора • Максимальная продолжительность ожидания — шесть гудков. И целесообразность разговора со спящим человеком вызывает сомнение. Смело обращайтесь со всеми своими вопросами, я отвечу в течение рабочего дня!

Как ответить на телефонный звонок начальника — Карьера и образование 2024

Во время встречи телефон желательно убрать, отключив звук. Так вы демонстрируете интерес к собеседнику. Если же вы ожидаете важный звонок или сообщение, предупредите заранее, извинитесь и ответьте. Однако, постарайтесь не создавать впечатление, что у вас есть дела поважнее, чем разговор с тем, кто рядом.
В настоящее время звонок девушки мужчине не считается неприличным. Это звонит не забудьте — ударение на втором слоге.

Как должен отвечать секретарь на входящие звонки |

Стандарт телефонного общения секретаря
Не стоит звонить из квартиры соседей, имея незначительный повод. Возможно, они люди деликатные и не могут отказать в просьбе, но вам и самому нужно понимать: присутствие чужого в неурочное время стесняет семью, да и личные проблемы не стоит делать достоянием гласности. Лучше поискать телефон-автомат. уточнение наличия свободного времени у собеседника;.
Называть собеседника «женщина», «мужчина», «бабушка», «дедушка» — вы же не видите, кто именно взял трубку, а голос может быть обманчивым. Лучше безличное обращение: «Будьте любезны», «Извините», «Скажите, пожалуйста», «Сделайте одолжение».

Шаг 3. Проглотить пищу или выплюнуть жевательную резинку

  • Можете ли вы уделить мне пять (десять, несколько) минут? Мне нужно поговорить с вами о… (коротко изложите суть вопроса).
  • Когда мне лучше созвониться с вами, чтобы обсудить… ? Мне потребуется для разговора пять минут вашего времени.
  • Если вас не затруднит, перезвоните мне сразу, как освободитесь.

Скидывать звонок невежливо. Правильнее будет взять трубку и договориться о времени, когда удобно будет вам перезвонить. Если вам предстоит выполнить какое-то длительное, серьёзное задание и вы не хотите, чтобы вас отвлекали, предупредите коллег. Может быть, кто-то сможет взять на себя временную функцию секретаря.

эксперт
Мнение эксперта
Петров Алексей, главный консультант и оператор
По всем вопросам обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Конечно, это не значит, что не стоит спрашивать у него необходимые разъяснения. Ваш босс, скорее всего, занят, но, вообще говоря, лучше потратить еще 60 секунд на то, чтобы задать вопрос, чем потратить много часов спустя на исправление ошибок. Если у вас есть еще вопросы и времени нет, вы можете спросить, можно ли вам обратиться к коллеге или есть инструкция, с которой вы можете проконсультироваться, чтобы прояснить свои сомнения • Правильнее не заставлять ждать первого, а перезвонить второму. Признайте критику, изложив ее своими словами, а затем обсудите возможные решения проблемы. Смело обращайтесь со всеми своими вопросами, я отвечу в течение рабочего дня!

Шаг 2. Сохраняйте спокойствие

Опять же всё зависит от ваших отношений. После 22-х звонить по личным делам обычно уже поздно (сотруднику фирмы – после окончания рабочего дня), но если вы привыкли созваниваться перед сном, то общайтесь на здоровье. Если ситуация патовая, то можно написать сообщение, этим вы в меньшей степени побеспокоите другого человека.
Большинство людей, включая вашего начальника, могут слышать вашу улыбку по тону и голосу. Деловое общение по телефону распространенный жанр, который требует соблюдение определенных правил.

Когда звонит клиент…

Шаг 6. Сохраняйте позитивный настрой на протяжении всего разговора
Деловой обед в ресторане подразумевает совместную трапезу и общение. Однако, неприлично и говорить с набитым ртом, и есть в то время, когда другой говорит. Тактичный человек не будет высказывать своего негодования, но определит для себя степень важности последующих отношений с жующим во время разговора собеседником. Регламент общения по телефону довольно прост и включает в себя следующие этапы.
Главное, что отличает деловую телефонную беседу от личной, — лаконичность. В бизнесе не принято терять время на пустые разговоры. Представившись и услышав ответ, следует кратко изложить смысл дела. Умение четко оформить и передать свои мысли оценят и коллеги вашего уровня, и вышестоящие руководители.

баннер

Шаг 4. Оцените свою общую удовлетворенность работой

  1. Не следует пользоваться телефоном и совершать разговоры, если это может доставлять неудобство окружающим.
  2. Временем для рабочих звонков считаются будни с 9:00 до 21:00. У отдельных организаций и людей может быть отличный режим дня, это всегда следует учитывать.
  3. Прежде чем дать номер телефона, согласуйте это с его владельцем.
  4. Не забывайте представляться в начале разговора, а также о словах приветствия, благодарности и прощания.
  5. Заканчивает разговор тот, кто его начал.
  6. Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил.
  7. Бросать трубку, резко обрывать разговор или сбрасывать звонок – дурной тон.

Если наоборот — кто-то звонит вам в то время, когда вы не можете разговаривать, — теперь уже вы можете попросить собеседника перезвонить вам. Сообщите время, наиболее удобное для повторного звонка. Можете пообещать, что перезвоните сами. Обязательно извинитесь за то, что не можете выслушать позвонившего коллегу и вынуждены прервать разговор.

Этикет если вы попали не к тому абоненту

Иногда входящие звонки от вашего начальника могут вызывать у вас беспокойство, особенно если ваш начальник заставляет вас нервничать и чувствовать себя неуверенно. Лучший способ отвечать на телефонные звонки начальника — всегда соблюдать профессиональный этикет в разговоре по телефону и быть готовым к заданиям и вопросам, связанным с работой.
В бизнесе не принято терять время на пустые разговоры. В начале разговора спросите, не помешали ли вы, не оторвали ли от важных дел.

🟠 Пройдите опрос и получите консультацию бесплатно

🟠 Введите свой вопрос в форму для консультаций

Понравилось? Поделись с друзьями:
Оставить отзыв

Публикуя свою персональную информацию в открытом доступе на нашем сайте вы, даете согласие на обработку персональных данных и самостоятельно несете ответственность за содержание высказываний, мнений и предоставляемых данных. Мы никак не используем, не продаем и не передаем ваши данные третьим лицам.

МоскваСанкт-ПетербургНовосибирскЕкатеринбургКазаньНижний НовгородОмскСамараРостов на ДонуКраснодарСаратов