Как Правильно Хранить Документы в Бухгалтерии • Хранение документов
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).
Хранение первичных учетных документов
Общий срок хранения бухгалтерских документов составляет пять лет, в том числе он действителен: для первичных документов, формирующих бухгалтерские записи, включая счета-фактуры; для учетных регистров; для расчетно-платежных ведомостей, оформляющих начисления и выплату заработной платы персоналу организации.
Хранение первичных бухгалтерских документов
Электронные документы организации сдаются в архив только после того, как они перестают использоваться в оперативной работе. В организации создается экспертная комиссия, которая проводит отбор электронных документов на электронных носителях. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:
Ситуация можно ли сдать в архив электронные документы. Потерянная медицинская справка или квитанция об оплате может оставить неприятности.
Срок и порядок хранения бухгалтерских документов: в организации, в бухгалтерии, сколько лет можно хранить
Бухгалтерские документы: сроки и порядок хранения | Статьи компании РосКо | тел. 7 (499) 444-00-00
- годовая бухгалтерская отчетность — постоянно, квартальная — в течение пяти лет, а месячная — в течение одного года;
- документы учетной политики — пять лет;
- первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета — пять лет при условии проведения проверки (ревизии).
Организации обязаны хранить большинство документов, образующихся по ходу деятельности — в бумажном виде, а некоторые можно и в электронном. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.
Как хранить бухгалтерские документы — ГЛАВБУХ-ИНФО
Внимание Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете, как правило, являются управленческими расходами. Они подлежат отражению на счете 26 «Общехозяйственные расходы». В налоговом учете такие затраты относят к прочим на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий. 5 лет при условии проведения ревизии , но не менее 5 лет после отчетного года.
Порядок передачи документов в архив организации определен в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов
- первичные учетные документы,
- регистры бухгалтерского учета,
- бухгалтерская (финансовая) отчетность ,подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года,
- документы учетной политики,
- стандарты экономического субъекта,
- другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов (т.е. электронные базы), а также проверку подлинности электронной подписи подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Внимание Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете, как правило, являются управленческими расходами. Они подлежат отражению на счете 26 «Общехозяйственные расходы». В налоговом учете такие затраты относят к прочим на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
В бухгалтерии
Согласно ст. 13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
Однако соблюдать данные требования коммерческая организация не обязана абз. Экономический субъект должен обеспечить безопасные, подходящие условия для сохранности документов.
Порядок передачи документов в архив организации определен в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Исчисление срока хранения бухгалтерских документов
- подшивку или переплет дела;
- постраничную нумерацию;
- составление листа-заверителя;
- создание внутренней описи документов (при необходимости);
- заполнение реквизитов обложки дела (точное название организации, заголовок дела, регистрационного индекса дела и т.д.).
Внимание Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете, как правило, являются управленческими расходами. Они подлежат отражению на счете 26 «Общехозяйственные расходы». В налоговом учете такие затраты относят к прочим на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Электронных
Согласно ст. 13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
Однако соблюдать данные требования коммерческая организация не обязана абз. Экономический субъект должен обеспечить безопасные, подходящие условия для сохранности документов.
Утрата необходимых документов может послужить причиной тому, что налогоплательщика привлекут к ответственности по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)», а также по статье 126 «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля» Налогового кодекса.
Порядок хранения бухгалтерских документов
Кроме того, важно создавать резервные копии электронных документов. Это даст возможность восстановить информацию при сбоях в работе вычислительной техники. Причем резервную копию рекомендуется сохранять не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и на внешних запоминающих устройствах (флэш-карты, диски).
Ответственность за процесс организации хранения первичных документов
Также все операции, осуществляемые с электронными документами, при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности документов. Это следует из пункта 1.3.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
1 КоАП РФ , за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность. Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним.
Публикуя свою персональную информацию в открытом доступе на нашем сайте вы, даете согласие на обработку персональных данных и самостоятельно несете ответственность за содержание высказываний, мнений и предоставляемых данных. Мы никак не используем, не продаем и не передаем ваши данные третьим лицам.