Как Правильно Составить Опись Документов Для Передачи • Основные разновидности

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

Образцы и бланки описей документов 2024 года

• отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
• оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

Опись документов: образец и порядок заполнения для почты, налоговой, ФСС, сдачи в архив и других целей

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота, документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).
перечень передаваемых документов, их количество и тип оригинал либо копия;. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта.

Реестр документов для передачи другой организации, образец, опись пример

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Опись документов: бланк и образец в налоговую, в личном деле работника, для передачи другой организации

• личные дела работников (документы по кадрам) – 75 лет
• бухгалтерские документы (большая часть) – 5 лет
• отчеты, документы о финансовых операциях и активах – постоянно
• уставные документы – до ликвидации юридического лица

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

Сдаточный перечень документации

Специалисты рекомендуют использовать обложки из твердого картона. На первую страницу следует сделать накладку из десяти сантиметрового кусочка плотной бумаги, которая защитит нитки от истирания. В некоторых случаях, может потребоваться составление внутренней описи томов дела, которая прикладывается к первой странице. В сдаточной описи указываются следующие сведения:
Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;. Нередко оригиналы свидетельств, договоров, актов.

Для чего составляется опись документов

Для ведения журнала в электронном виде рекомендуется использовать специализированные программы. Популярным решением считается применение утилиты «Юрайт: договоры». С ее помощью удается создать журнал договоров и других бумаг.

Для чего составляется опись документов

• номенклатуру дел за соответствующий год;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
• ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Основное назначение

Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).
За долгие годы работы накапливается много бумаг, договоров, постановлений и распоряжений. Как получить юридический адрес для регистрации ООО.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Опись документов для передачи в архив: образец

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

Нормы составления

Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.
Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией.

На изъятие документации