Как Составить Опись Документов Для Архива • Опись для архива

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, в которой указываются основания внесенных изменений. Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены: в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись.

Архивная опись: виды, правила составления.

• особо ценные дела;
• личные, дела, хранящиеся, как правило, в кадровых и бухгалтерских службах предприятий и организаций;
• судебные гражданские, уголовные дела и административные материалы;
• следственные уголовные дела и отказные материалы;
• дела о присуждении ученых степеней и званий;
• дела по правам интеллектуальной собственности;
• исполнительные производства;
• иные категории дел, наименования которых не отражают их содержание.

Разделами описи объединенного архивного фонда будут названия соответствующих учреждений. В оглавлении к описи должно быть отражено название каждого ее раздела, состоящего из названия соответствующего учреждения со всеми переименованиями в их хронологической последовательности. На коллекцию, созданную в составе объединенного фонда, составляется отдельная опись.

Опись личного дела: образец (скачать)

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
трудовые договоры контракты , не вошедшие в состав личных дел;. Опись составляется по установленной форме Приложение N 1.

Если одного бланка не хватает для описи всех пересылаемых документов, то следует использовать дополнительные бланки, пометив каждый — «лист 1», «лист 2» и т. д. Количество отправленных документов и сумма оценки пишется при этом на последнем бланке, а вот подписать необходимо каждый.

Составляем опись документов правильно: инструкция для ИП | Школа Я — предприниматель | Яндекс Дзен

• все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
• дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
• дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей.

Опись документов, которая была передана в ведомственное хранилище, в дальнейшем служит основой для составления годового списка. Изготавливаемая в четырех экземплярах, она после визирования председателем экспертной комиссии и руководителем органа документационного обеспечения управления, в дальнейшем передается в государственный архив.

Как составить опись дел — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве — Портал о документах

В современных реалиях архивные сдаточные описи применяются крайне редко – только в случаях, когда предприятие претерпевает различные реорганизационные мероприятия – ликвидируется по той или иной причине, реорганизуется, или меняет собственника, т.е., фактически – прекращает существование в той форме, деятельность которой отражена в делах, передаваемых в архив.
Нормативная база, закрепляющая обязательность вести опись дел. Срок определяется в зависимости от разновидности бумаг.

В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены не по законодательным актам, а по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия. Например:

Опись документов: как правильно составить в разных ситуациях

• Индивидуальный номер. Пакет бумаг включает несколько документов, каждому из которых присвоен номер. Номер обозначается цифровыми, буквенными символами, либо смешанной комбинацией знаков, состоящей из букв и цифр.

• Индексация. Кроме номерного знака пакет документов индексируется. Такой прием используется тогда, когда комплект или папка содержит огромное количество документации. Индекс применяется, чтобы избежать путаницы. Если индекс не присвоен, ставится пометка «отсутствие индекса».

• Число. Ставится не число составления описи, а число фиксации документов.

• Наименование. Наименование краткое, поясняющее, позволяющее без затруднений определить к какой категории бумаг относится документ, каково его содержание.

• Нумерация страниц. Номер страницы ставится сверху, или снизу в центре. Компания разрабатывает свои требования для комфортного ведения, учета документации.

• Пояснение. Не является обязательным. Распространенный раздел ведения бумаг. Сотрудник, который составляет опись, занимается ведением отчетов, персональных дел, уточняет детали движения.

• Итоговая запись. В конце описи подсчитывается количество листов, документов.

Возможно объединение в одном разделе описи учетных карточек второй и третьей групп в рамках одной административно-территориальной единицы или одного РК (ГК) КПСС (например, малочисленных партийных организаций). В этом случае единицы хранения с учетными карточками членов партии, состоявших на учете в парткомах на правах райкомов КПСС, следует размещать в конце раздела описи.

Образец внутренней описи документов дела 2024 года. Бланк для заполнения самому

Чтобы упростить поиск документов в организации, может составляться внутренняя опись, которая является подобием оглавления к хранящимся делам. Такие реестры в обязательном порядке составляются для трудовых соглашений, личных, следственных, особо ценных и судебных материалов, а также дел, заголовки которых не отражают содержание документации.
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Розанов Михаил Григорьевич Огнев Николай 1890-1938 гг.

При хронологически-структурной систематизации единиц хранения разделами являются годы или хронологические периоды, а подразделами — структурные подразделения. Если на дела каждого года или хронологического периода составлены самостоятельные описи, то разделами в них будут структурные подразделения, подразделами — предметно-тематические или географические группы единиц хранения.

Опись личного дела: образец 2024

• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки личного состава;
• трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел;
• карточки формы № Т-2;
• личные дела;
• лицевые счета рабочих и служащих;
• невостребованные трудовые книжки;
• акты о несчастных случаях.

Разделами описи объединенного архивного фонда будут названия соответствующих учреждений. В оглавлении к описи должно быть отражено название каждого ее раздела, состоящего из названия соответствующего учреждения со всеми переименованиями в их хронологической последовательности. На коллекцию, созданную в составе объединенного фонда, составляется отдельная опись.

Структура и содержание: тонкости оформления

Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту. Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись.
рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;. все дела фонда учреждения, прекратившего свое существование;.