Какие Документы Нужны Для Личного Дела Работника • Оформление и хранение

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела. На отдельном листе составляется лист-заверитель. В нем указываются:

Личное дело работника. Образец.

  • при составлении каждой описи используется произвольная форма, но такой способ является удобным только в случае, если в компании трудится мало работников;
  • разрабатывается собственная уникальная форма, которая фиксируется в учредительной документации фирмы, после чего сотрудники пользуются ею при составлении описи.

Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел.

Как формируется личное дело работника: образец 2024

Рассмотрим образец оформления личного дела сотрудника. Кадровый учёт требует от некоторых работодателей хранить определённые документы о своих подчинённых, собирая их в одну общую папку. Как вести личное дело, какие копии и оригиналы документов стоить включить в него, а также как оформить внутреннюю опись.
Личное дело работника должно быть оформлено в соответствии с данными положениями. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами.

юрист
Знаете ли Вы хорошего юриста по правам собственности?
ДаНет

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Личное дело сотрудника: оформление, правила ведения, особенности хранения

  1. Характеристика личности сотрудника.
  2. Трудовые заслуги данного работника.
  3. Информация о его карьере (смена видов деятельности, переводы в другие подразделения организации-работодателя, назначения на новые должности, повышения по службе, прочие сведения).
  4. Информация о поощрениях и санкциях (выговорах).
  5. Другие сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (как позитивные, так и негативные).

Это примерный образец заполнения папки. Некоторые работодатели добавляют в этот перечень фотографию (если недостаточно изображения в паспорте). В папку можно вложить копии документов о повышении квалификации, переобучении и аналогичные свидетельства. Здесь могут быть копии медицинских справок и комиссий.

Образец оформления личного дела сотрудника

Однако многие организации-работодатели, действующие на праве частной собственности, также считают нужным формировать личные дела сотрудников. Такая практика обеспечивает систематизацию кадрового делопроизводства, упрощает поиск нужных сведений о работниках, улучшает работу с персоналом и повышает эффективность управления человеческими ресурсами на предприятии.
лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;. Здесь могут быть копии медицинских справок и комиссий.

Законодательством РФ оговорено, что в обязательном порядке личные дела нужно составлять только для госслужащих. Однако большинство российских работодателей также считают нужным оформлять их на всех своих сотрудников, что, конечно, требует определенных усилий, но приносит ощутимую пользу.

Опись личного дела работника: правила оформления бланка

  • в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
  • лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
  • каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
  • одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
  • приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении. Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

эксперт
Мнение эксперта
Петров Алексей, главный консультант и оператор
По всем вопросам обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Личное дело работника — как вести, образец дела • Чтобы грамотно описать любую документацию, учитываются следующие моменты. Личное дело должно заводиться на каждого работника в компании. Смело обращайтесь со всеми своими вопросами, я отвечу в течение рабочего дня!

Личное дело работника — образец документа, порядок учета, формирования и описи

Личное дело оформляется при трудоустройстве нового сотрудника на предприятии и заполняется в соответствии с положениями локальных нормативных актов. В него вносятся всевозможные документы и трудовые обстоятельства, возникающие в процессе деятельности, в том числе информация о дисциплинарных взысканиях, их причинах и способе погашения.
Цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела. Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях;.

баннер

Оформление и хранение

Заключение
Все документы, поступившие от сотрудника, подлежат регистрации. Рекомендуется вести журнал учета личных дел, где фиксировать все заведённые папки. Для порядка им присваивают номера и дату (как правило, совпадает с датой приёма на работу). Допускается вести учёт как в бумажном, так и электронном виде. Например, в Excel. Допускается как писать от руки, так и наклеить на обложку напечатанный на компьютере лист.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

Что делать с документом после увольнения гражданина

  • Анкета.
  • Резюме.
  • Рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии).
  • Копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
  • Справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию).
  • Заявление о приеме на работу.
  • Медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ).
  • Трудовой договор.
  • Личная карточка по форме №Т-2.
  • Копия приказа о приеме на работу.

Все документы, поступившие от сотрудника, подлежат регистрации. Рекомендуется вести журнал учета личных дел, где фиксировать все заведённые папки. Для порядка им присваивают номера и дату (как правило, совпадает с датой приёма на работу). Допускается вести учёт как в бумажном, так и электронном виде. Например, в Excel.

эксперт
Мнение эксперта
Петров Алексей, главный консультант и оператор
По всем вопросам обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Когда на работника нужно заводить личное дело? • Чтобы грамотно описать любую документацию, учитываются следующие моменты. Личное дело должно заводиться на каждого работника в компании. Смело обращайтесь со всеми своими вопросами, я отвечу в течение рабочего дня!

Документы в личном деле

Коммерческие организации могут отказаться от папок с личными делами, но практика показывает, что это поспешное и неправильное решение. Во-первых, личные дела упрощают кадровый учёт. Во-вторых, работодатели всё равно зачастую обязаны хранить копии и оригиналы некоторых документов сотрудника, а самый удобный способ сделать это — завести специальную папку.
Цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела. Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях;.

Опись и формирование

Образец внутренней описи документов в Личном деле
Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время. Допускается как писать от руки, так и наклеить на обложку напечатанный на компьютере лист.

🟠 Пройдите опрос и получите консультацию бесплатно

🟠 Введите свой вопрос в форму для консультаций

Понравилось? Поделись с друзьями:
Оставить отзыв

Публикуя свою персональную информацию в открытом доступе на нашем сайте вы, даете согласие на обработку персональных данных и самостоятельно несете ответственность за содержание высказываний, мнений и предоставляемых данных. Мы никак не используем, не продаем и не передаем ваши данные третьим лицам.

МоскваСанкт-ПетербургНовосибирскЕкатеринбургКазаньНижний НовгородОмскСамараРостов на ДонуКраснодарСаратов